E-signaturer: Den fullständiga guiden till papperslös underteckning

De bästa planerna att gå papperslösa kommer till ett skrikande slut när du behöver få någon att skriva på ett dokument. Den processen innebär vanligtvis att skriva ut dokumentet, signera det själv, faxa det till den andra parten och vänta på att de ska skriva ut, signera och faxa det tillbaka där det skrivs ut ännu en tredje gång och arkiveras i ett skåp för alltid.

Det är en föråldrad behandling. Det är upptagen jobb. Men där är ett bättre sätt.

Elektroniska signatursystem har blivit stora affärer. Faktum är att e-signeringssektorn är på väg att växa norr om 5 miljarder dollar i slutet av decenniet, enligt DocuSign CMO Dustin Grosse. E-signeringsverktyg representerar ett högteknologiskt och välbehövligt svar på de stora ineffektiviteten att hantera fysiska signaturer.

[Ytterligare läsning: Så här tar du bort skadlig kod från din Windows-dator]

Medan system varierar från leverantör till leverantör, den allmänna idén bakom dem är densamma. Du laddar upp ett dokument-Word, PDF, eller till och med en bildfil - till en onlinetjänst och märker sedan med speciella anteckningar där signaturer eventuellt behöver gå. Tjänsten skickar denna markerade fil till dina angivna mottagare, som sedan "undertecknar" den med några få klick, antingen med stock-kursiva teckensnitt eller med ett skrapa som de ritar med sin mus (eller ett finger med en tablett) i flyg. När du är klar skickas den signerade filen tillbaka till dig, uppdraget uppnåtts.

Användare signerar e-kontrakt i droves. EchoSign säger att det nu behandlar 1,5 miljoner dokument per månad, och det här numret går upp.

Är detta faktiskt lagligt?

Det låter säkert snabbt och bekvämt - och det slår sönder av att hantera registrerat mail, men är e-signerade kontrakt juridiska? Kommer de att hänga i domstol på samma sätt som ett bläckfärgat papper kommer? För det mesta, om du är ett företag som genererar digitala dokument som ska signeras eller en konsument undertecknar dem med ett musklick, är svaret ett definitivt ja.

EchoSign-inställningen kan spela in din faktiska signatur med en mus eller en stylus.

Den amerikanska regeringen tog faktiskt det största steget att lösa de juridiska frågorna om e-signaturer tillbaka 2000 med ESIGN-lagen, vilket gav elektroniska signaturer samma juridiska vikt som handskrivna. Staten Law har för det mesta följt med att erkänna deras giltighet.

Som Louisiana-advokat Andrew Legrand noterar, i det staten "för att utgöra en elektronisk signatur måste det elektroniska märket vara 1) av den person med 2) Avsikten att underteckna posten Det är inte mycket annorlunda än en handskriven signatur. Det är i huvudsak inte det verkliga varumärket utan betydelsen bakom märket som är viktigt. "

Är e-signatur tillräckligt bra för allting? Nästan. Legrand säger att "de enda dokumenten jag håller original av är testamente och promissorier. Det här är de enda två dokumenten som jag skulle vara orolig för att bara ha digitala kopior. De är bara för viktiga."

Hur seriöst domarna ta elektroniska signaturer? Legrand säger: "Det är viktigt att erkänna att federala domare använder digitala signaturer på alla sina beställningar. Som du kanske eller kanske inte är medveten är dessa domstolar papperslösa. När en domare" skriver "en order använder de PDF-programvara för att placera en elektronisk stämplar deras signatur på beställningen. Skulle federala domstolar använda elektroniska signaturer om de trodde att de hade mindre vikt än en handskriven signatur? "

De flesta domstolar har faktiskt backat upp det med domar att e-signaturer är lika

Den DocuSign-inställningen.

Bortsett från några viktiga juridiska dokument - om du slutförandet av din prenup kommer du noga att vilja göra det på papper - de flesta Kontrakt kan säkert hanteras via elektroniska medel. Undantaget är något som kräver notering.

Faktum är att en signatur inte bara är ett märke som säger att du godkänner villkoren för ett kontrakt eller en finansiell transaktion. Det tjänar också till att verifiera din identitet. Det är därför som du måste skriva in kreditkortsintäkter. Men i många av dessa fall är identiteten inte så stor av en affär. I de fall det är stora finansiella transaktioner, affärsverksamhet eller juridisk inlämning krävs en notarie för att säkerställa att du, den person som signerar dokumentet, faktiskt är vem du hävdar är.

Det är ett problem med e-signering. Hittills har elektroniska signaturtjänster inte kommit ett bra alternativ till notarie, vilket fortfarande är en arkaisk och tidskrävande throwback som sannolikt kommer att vara med oss ​​i årtionden framöver. För närvarande, i många transaktioner med hög dollar, finns e-signaturer nu existerande med fysiska - och i vissa fall hittar du att du måste skriva ett dokument på båda sätten. Försök få ett nytt bostadslån och du får se vad jag menar.

E-signaturalternativ

DocuSign låter dig välja vilken signatur som ska användas.

E-signaturer hittar ett hem på alla typer av företagsdokument. Från enkla servicekontrakt till komplexa fastighetsaffärer, blir elektroniskt signerade dokument nu standardprocedurer.

Cheronn Collins, som driver ett fotobåsuthyrningsföretag i Washington, DC, säger att hon har använt elektroniska avtal för att stänga 30-plus hyror till datum. "Hittills," säger hon, "jag har inte fått någon negativ feedback från mina kunder."

Om du har ett dokument som behöver signera behöver du inte cobble det ihop på egen hand. Medan du tekniskt kan skicka någon en PDF- eller Word-fil och be dem att kommentera den med en muspekad signatur kan det vara lagligt, men det är ett klumpigt sätt att få jobbet gjort.

En mängd olika cloud-baserade tjänster har dykt upp för att hjälpa dig att dra nytta av ökningen av e-signering, göra hela processen enkel och lägga till extra funktioner som gör kontraktshanteringen enklare och helt online. Många tjänster erbjuder till och med mobila appar som tillåter mottagare att signera via fingertopp på smarttelefonen eller surfplattan (speciellt praktiskt för personliga kontakter). Prissättningen kan se ut som om den är överallt, men de flesta av dessa tjänster erbjuder en plan på 20 dollar per användare per månad som är utformad för att täcka småföretag.

Här är de viktigaste aktörerna i e-signering, och här är hur deras verktyg fungerar.

DocuSign

Docusign

En stor tjänsteleverantör till fastighetsbranschen, Google-backed DocuSign är en enkel och funktionell tjänst som alla företag borde hitta enkelt. Ladda upp filer till DocuSign (DocuSign lägger dina filer i "kuvert" som du kan skicka som en grupp), dra och släpp sedan signaturrutor på de dokument där du vill ha de autograferna. DocuSign skickar sedan dokumenten till de mottagare du anger. Du kan också ställa in påminnelser som skapar dina mottagare för e-property och ställa in dokument som upphör att gälla om de inte har skrivits i tid. En instrumentpanel låter dig hålla reda på alla dina utestående och slutförda kontrakt. IOS- och Windows 8-tablettversionerna är tillgängliga. Planer sträcker sig från gratis (mycket grundläggande tjänst) till $ 20 per användare per månad.

EchoSign

Signaturalternativ i EchoSign

EchoSign förvärvades av Adobe 2011 och verkar mycket som DocuSign och kan jämföras med det på de flesta sätt. Du laddar upp dokument, sätta signaturplatser (eller bara ange en signatur i slutet) och skicka kontrakt via e-post. En enkel instrumentpanel låter dig spåra statusen för alla utgående och inkommande kontrakt.

Ett par intressanta funktioner i EchoSign inkluderar möjligheten att inkorporera faxade signaturer för mottagare som föredrar att underteckna för hand och ett extra lager av verifiering som låter dig kräva att mottagaren anger ett lösenord du tillhandahåller eller annan personlig information, till exempel de fyra sista siffrorna i deras personnummer. Naturligtvis gör integrationen med olika Adobe-produkter detta ett tilltalande alternativ för PDF-centriska butiker. IOS- och Windows 8-tablettversionerna är tillgängliga. Planer sträcker sig från gratis (mycket grundläggande service) till $ 399 per månad.

Sertifi

Den här enklare tjänsten är inte lika vacker, men Sertifi har de flesta av de grundläggande funktionerna du behöver i ett e-signeringssystem om de två stora aktörerna ovan inte passar dig. Dokument kan signeras helt elektroniskt, eller skrivas ut, signeras och faxas. Du hittar inga fina instrumentpaneler här, men filer kan fortfarande spåras genom Sertifi och arkiveras på webbplatsen. Planer sträcker sig från gratis (mycket grundläggande tjänst) till $ 199 per månad.

RightSignature

Anmärkningsvärt som något billigare alternativ till ovanstående ($ 14 per månad får du obegränsad sändning för en enda användare istället för den vanliga $ 20), RightSignature har alla funktioner i sina dyrare motsvarigheter, så att du anger fältplatser för signaturer, initialer och datum på komplexa kontrakt och specificerar när kontrakt löper ut - men alla signaturer måste dras manuellt istället för skrivet.

RightSignature inkluderar även en online formulärbyggare, som låter mottagarna fylla i mer detaljerad information om kontraktet (telefonnummer, adress osv.), om du vill använda din e-signaturtjänst för att skapa massor av kedjeplattdokument som behöver signaturer, t.ex. medlemskapsavtal för ett gym eller hyresavvikelser. En instrumentbräda ingår. En iOS-version är tillgänglig. Planer sträcker sig från gratis (mycket grundläggande service) till $ 49 per månad (obegränsad tjänst för 10 sändare).