Samarbeta i realtid med Google Dokument

Google Docs ger små och medelstora företag en överkomlig webbbaserad plattform för produktivitet. Bortsett från att enskilda användare kan skapa, lagra och arbeta med dokument från var som helst i världen med en levande Internetanslutning, gör det möjligt för Google Docs att lag, kamrater och partners samarbetar online i realtid på samma fil.

Med den senaste lanseringen av Microsoft Office 2010 och de medföljande Office Web Apps kan Microsoft nu arbeta med dokument i molnet. Men medan Microsoft kan vara dominerande leverantör av programvaror för kontorsproduktivitet, har Google fördelen när det gäller att arbeta med och samarbeta med dokument i molnet.

Här är en kort översikt över Google Docs-program och deras nyligen uppdaterade, realtids samarbetsfunktioner.

• Dokument

När någon har skapat ett dokument kan andra användare som har tillgång till visa och redigera det också. Du kan dela ett dokument med upp till 200 personer, och så många som 50 användare kan samtidigt arbeta i samma dokument. Om två användare redigerar samma dokument, listas en rutan högst upp på skärmen av de aktuella samverkarna.

Användare som tittar på eller arbetar med dokumentet kommer att kunna se alla ändringar och tillägg i realtid när de skrivs. Självklart finns möjligheten för två samarbetspartners att redigera exakt samma text samtidigt. Google följer noggrant tidsstämpeln för varje redigering för att tillämpa den i lämplig ordning.

Tack och lov ger Google också chatt, så användarna kan skicka snabbmeddelanden samtidigt som de samarbetar i realtid. Klicka på pilen till höger om namnen längst upp på skärmen för att öppna en ruta för att chatta med andra användare som för närvarande redigerar samma dokument. Med chatt kan samarbetspartnerna samordna insatserna och förebygga konflikter och det ger möjlighet till omedelbar återkoppling.

• Kalkylblad

Som med Docs kan du dela en kalkylarkfil med upp till 200 användare och så många som 50 kan samtidigt redigera. Namnen på aktiva samarbetspartners visas längst upp på skärmen, och genom att klicka på en pil avslöjar en ruta för chatt i realtid.

En liten färgad ruta bredvid varje namn representerar den angivna färgen för den användaren. Oavsett vilken cell den personen är för närvarande fokuserad på eller redigering framträder av den användarens tilldelade färg, vilket gör det enkelt att identifiera vem som redigerar vilken cell som helst.

• Presentationer

Filer i Presentationer, en bildspel som liknar PowerPoint, kan även delas med upp till 200 olika användare, men är begränsad till tio samtidiga redaktörer. Andra funktioner - som visar förändringar i realtid och en pil bredvid online-samarbetsnamnens namn som öppnar ett chattfönster - är desamma som i de andra applikationerna.

• Ritningar

Google Drawings är nykomlingen till Google Docs-uppställningen, vilket ger funktioner som liknar dem i Microsoft Visio. Teckningar kan ha upp till 50 samtidiga medarbetare som arbetar på samma fil och det erbjuder chatt.

Teckningar har emellertid en något annorlunda definition av "realtid", eftersom onlinesamarbetare endast ser varandras slutförda ändringar. Om någon lägger till en ny form eller redigerar former eller rader i den delade ritningen, visas de inte för andra användare när de ritas. Om åtgärden avbröts före färdigställandet kommer ingen av de andra redigerarna någonsin att se den.

Google Docs är ingenstans lika robust och funktionsrik som Microsoft Office för skrivbordet, men många anser att Office ska blåsas upp med onödiga funktioner. För enkla dokument, kalkylblad, presentationer och ritningar är Google Dokument mer än tillräckligt. Och för realtidssamarbete på nätet ställer Google in fältet.

Du kan följa Tony på hans Facebook-sida, eller kontakta honom via e-post på [email protected]. Han tweets också som @Tony_BradleyPCW.