Köp, hyr eller flytt till Cloud Computing?

Dina trofasta gamla kontorsdatorer kommer sannolikt att chugging tillsammans med kraften hos en 20-årig Oldsmobile-klättring Mt. Everest arbetar gamely hårt för att slutföra allt mer komplicerade och varierade uppgifter för ditt företags anställda. Men medan det kan vara dags att ersätta de föråldrade datorerna, med dagens kreditkris, kan du överväga alternativ för att helt enkelt köpa ny maskinvara som ett sätt att spara pengar på din verksamhet.

Så ska du hyra ny maskinvara, försluta boxad programvara? Eller prova de nya cloud computing-lösningarna som utspelas som nästa stora sak? Vi kommer att titta på en mängd olika alternativ för ditt företag och låta dig veta vilka som kommer att spara pengar, och som kan potentiellt kosta dig stora.

Leasing vs Köp: Bra Deal eller dålig idé?

Enligt en studie från 2007 av IDC, som skär datorns livscykel till tre år, jämfört med fem eller sex år, kommer att spara dig på den totala kostnaden för att upprätthålla det systemet. Som framgår av studien är två generationer av hyrda stationära datorer (hålls i tre år) 20,5 procent billigare än att köpa och hålla en maskin i sex år.

Livscykelimplikationer åt sidan, det finns andra överväganden att mulla över Undertecknande av maskinvaruuthyrning, såsom uthyrningskostnader och andra avgifter som kan uppstå om det inte övervakas, säger Joe Loiselle, vice VD för Global IT Advisory Services hos IDC.

"Leasing är inte dåligt om Du hanterar det. Omanövrerat, det kommer att vara ett stort ansvar. De flesta [leasingavtal] gynnar bristen på disciplin som en köpare har och mest gynnar en mobil enhet - den rör sig, raser och ändrar händer ", säger han. Om du inte ska skicka tillbaka utrustningen i tid och ta itu med uthyrningsfrågor anser Loiselle att din organisation kommer att blöda pengar. De flesta människor uppmärksammar inte ett leasingavtal när de undertecknar det, tillägger han, och leasingavtal är inte exakt utformade för att spara pengar på lång sikt.

"Företag gör en massavvandring från leasing", säger Loiselle. Leasing "är en Venus flytrap: det är svårt att komma in och tuffare för att komma ifrån." Med tanke på dagens kreditkris blir det svårare att få en leasing eller finansiering i första hand.

När det gäller servrar kan det vara ännu svårare att återställa utrustning, som data, applikationer och nätverk anslutningar påverkas alla när du tar bort en server. Servrar är inte lika lätt att riva ut ur ditt nätverk, och de flesta småföretag har inte uppsägningar på plats, enligt Loiselle.

En slutlig övervägning innan du skriver ett leasingavtal: Företag kan ofta skriva ut så mycket som $ 15,000 för ny utrustning, så det kan vara meningsfullt att köpa utrustningen direkt. Var noga med att kolla med din revisor eller skatteförberedare innan du flyttar till något av alternativen.

Kostnadsjämförelser: Är leasing kostnadseffektiv?

Vi tittade på leasingavtal på tre datortillverkare webbplatser, jämför prissättning för tio bärbara datorer. Sammantaget fann vi att leasing är det billigare alternativet på lång sikt, även om det är billigare från början.

På HP: s webbplats valde vi möjligheten att köpa tio företags anteckningsböcker till en kostnad av $ 15,590. HP listar leasingpriset för samma bärbara datorer som $ 413 per månad för ett 48-månaders leasingavtal. Det är $ 19.824 för ett 48-månaders leasingavtal, eller ytterligare 4824 $ för att hyra maskinerna, i stället för att köpa dem direkt. (För att läsa om andra leasinglängder, priser eller alternativ, kolla HP: s webbplats.)

På Dells webbplats listar företaget finansieringsalternativ som inkluderar både fasta köpoptioner (FPO) och fullt marknadsvärde (FMV) alternativ för leasing med 24-, 30-, 36- eller 48-månaders finansiering. Båda alternativen kräver en behandlingsavgift på $ 75. Vår total för tio lika utrustade bärbara datorer, sans frakt och skatt var $ 15.695.

Visas precis bredvid summan på Dells webbplats finns länkar till leasingalternativen. (Innan du går igenom processen för att bli kvalificerad kan du uppskatta dina betalningar baserat på din kreditnivå - Utmärkt, Bra eller Rättvist - och det totala köpeskillingen.) 48-månaders leasingavtal på $ 15.695 var $ 460.96 per månad för FMV och $ 461,04 för $ 1 buy-out. Det är $ 22126,08 för FMV och $ 22,129.92 för $ 1 Köp ut över 48 månader. Du gör matematiken: Inköpsutrustning sparar dig åtminstone $ 6500 här.

Sedan klickade vi över till Fujitsus webbplats där företaget erbjuder köpoptioner på $ 1, 10 procent eller FMV och ger en leasingkalkylator för att räkna ut ut dina kostnader. Fujitsu erbjuder inte ett 48-månaders leasingavtal, men dess 36-månaders leasingavtal på tio bärbara datorer på totalt 15 000 dollar var 473 $ på FMV-planen, 483 $ på 10 procents inköp och 522 $ på 1 USD. Så det var $ 17 028, $ 17 388 respektive $ 18 792 på ett inköp på $ 15 000.

I slutändan kostade de tio bärbara datorerna vi undersökte på de tre säljplatserna i genomsnitt 4000 dollar om ni skulle hyra dem i 48 månader, eftersom i motsats till att köpa dem direkt. Medan leasing betyder att du inte kommer att bli fastspänd med en brant initialkostnad, så sparar du en massa pengar på lång sikt.

Köp kan också sparar mer pengar i raden, eftersom leasingavtal kan föreskriva att en leverantör kan ladda extra ska du lämna din utrustning sent eller utan en ren hårddisk.

Skrivarleasing och online-faxning: Panacea eller Problematic?

Om ditt kontor behöver också högvolymutskrift, sortering och alla klockor och visselpipor av en stor budgetskrivare erbjuder många företag utrustningsleasing. HP och Xerox erbjuder båda hyresalternativen för avancerade modeller med hög volym.

Till exempel börjar den svartvita HP LaserJet M5000 MFP-serien med hög volym i detaljhandeln på 4000 dollar och Color LaserJet CM6030 MFP-serien startar vid $ 7000. Men att hyra måste du betala $ 115 per månad för M5000, eller $ 190 per månad för CM6030 för ett 48-månaders leasingavtal. (Det betyder att du spenderar $ 5520 för M5000, eller $ 9120 för CM6030, under 48 månader.)

Även om skrivare med hög volym inte har en så kort livscykel som en anteckningsbok eller skrivbord, betalar för att göra din forskning för att förstå leasingalternativen, vad som förväntas i slutet av hyresavtalet och vad din totala kostnad kommer att vara under leasingperioden.

För dyra kontorsutrustning, till exempel en högvolymskrivare, du kan upptäcka att extra pengar som spenderas under ett leasingavtal är meningsfullt, eftersom det bara är en enhet som kommer att förbli på ditt kontor, och det är lättare att spåra än en bärbar dator. Se till att du förstår villkoren och om du kommer fast att skicka en jätte skrivare tillbaka till säljaren när leasingavtalet är uppe.

Dina behov kan innehålla mindre utskrift och mer faxning. Idag varierar en ny faxmaskin i pris från mindre än $ 100 till $ 350, beroende på funktionsuppsättning. Men om du inte skickar fax ofta för att motivera en maskin eller en separat telefonlinje kan många gratis och billiga online-tjänster skicka fax online. Med dessa "virtuella faxapparat" -tjänster kan du skicka fax via e-post och ta emot dem. vissa erbjuder ett gratis lokalt fast telefonnummer.

Gör en Google-sökning efter "online-fax" och du kommer att upptäcka att det finns bokstavligen tusentals Internetfaxtjänster med ett antal priser och funktioner. Vissa är gratis, vissa låter dig skicka fax och andra låter dig både skicka och ta emot - allt utan en fysisk faxmaskin.

En populär tjänst, Myfax, erbjuder planer som börjar på $ 10 per månad eller $ 110 per år till skicka 100 sidor och få 200 per månad. Tjänsten omfattar också ett år med lagringsutrymme online och antingen ett lokalt eller ett avgiftsfritt faxnummer.

Efax är en annan Internet-faxleverantör. Det erbjuder gratis, Plus och Pro planer. Plus-planen går runt $ 17 per månad, och du kan få fax gratis. Du kan skicka 30 sidor per månad, och ytterligare sidor kör 10 cent vardera. För att läsa eller skapa fax, behöver du tjänsten gratis eMessenger-applikation. (Om du tar emot eller skickar fax som TIF- eller PDF-filer behöver du inte programmet.) Den fria versionen innehåller 30 dagars lagring för fax, Plus erbjuder ett års lagring och Pro-planen ger två år.

Sammantaget är online-fax en hel del om du inte vill betala en månadsavgift för en telefonlinje, köpa utrustningen eller sakna ett permanent kontor. Online-fax kan också vara säkrare än ett fax som sitter i ett offentligt område. Men om du vill ha en fast telefon och ett permanent faxnummer kan det hända att onlinefax inte är det bästa alternativet.

Nå för molnen: Lagring, servrar och tjänster

Du kan bestämma att helt enkelt avstå från ny utrustning och mjukvara till förmån för cloud computing, som har blivit mer populär och hype de senaste månaderna. Företag som Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com och även Microsoft tillhandahåller applikationer, webbutrymme och datorkraft via webben. Men innebär det att dina traditionella program och servrar blir onödiga?

Gartner tror att 80 procent av Fortune 1000-bolagen kommer att använda någon form av cloud computing-tjänster senast 2012. Cloud computing kan stora företag spendera mer pengar på infrastruktur och mindre pengar på den faktiska hårdvaran, men som cloud computing vinster i popularitet, hävdar vissa branschexperter att kostnaderna kommer att öka när adoptionen håller fast.

"Windows går inte bort, men fler och fler tjänster kommer att erbjudas från molnet, istället för att installeras och hanteras på specifika lokaler, säger Thomas Bittman, en Gartner-analytiker, på sin blogg. "För att inte säga att Amazon, Salesforce eller Google har alla kinks utarbetat - men de har säkert sänkt hinderet för inträde för en utvecklare som vill bygga en global applikation på det billiga."

Du gör inte behöver köpa hårdvara eller mjukvara, men du måste ofta betala för utrymme och användning av cloud computing-applikationer. (Du kan behöva en konsult för att konfigurera några av dessa, dock.)

Några exempel på cloud computing-erbjudanden inkluderar Salesforce.com, en anpassningsbar online kundrelationshanteringsdatabasstjänst som erbjuder verktyg för att spåra kontakter och försäljningsledningar, springa kampanjer, generera rapporter och spåra intäkter. Du kan också lagra filer online. Med AppExchange kan du bläddra och installera program från partners och utvecklare från tredje part. Företaget erbjuder en 30-dagars försök, och prissättningen varierar beroende på dina behov och antalet användare. Kontrollera Salesforces webbplats för specifika prissättning.

Amazons nyligen lanserade EC2 (Elastic Compute Cloud) -tjänst låter dig förhindra att köpa webbservrar och hyra istället. Termen "elastisk" betyder att du kan hyra vad du behöver på begäran och betala för bandbredd och serverprocesser du använder. Lagring via Amazons S3 (Simple Storage Service) låter dig lagra och hämta vilken mängd data som börjar med 15 cent per gigabyte per månad. Amazonas EC2-prissättningsmodell baseras på ett antal faktorer, inklusive dataöverföring - men det finns ingen minimiavgift eller aktivering.

Och Microsoft kommer in i lagen med sin Windows Azure, en cloud-computing-plattform som gör det möjligt för utvecklare att bygga och vara värd för sina tjänster på Microsoft-infrastruktur. Azure är inte tillgänglig än, men det kommer enligt min mening att eliminera behovet av att uppdatera dina stationära applikationer.

Naturligtvis när det gäller cloud computing har Google Docs varit den långvariga applikationskongen. Google erbjuder kostnadsfria ordbehandlings-, kalendrar-, e-post-, kalkylblad och samarbetsverktyg samt betalda tjänster som inkluderar arkivering av e-post, möjligheten att inaktivera annonser och stödja. På webbplatsen listar Google sidor fördelar med både gratis och betalade planer.

Även om varje moln har en silverfoder, är dessa molntjänster inte alla drömlika. För en, du är till tjänsteleverantörens nåd, och om de drabbas av ett avbrott, gör du det också. Googles senaste Gmail-bortgång lämnade kunderna strandsatta utan e-post och deras onlineapplikationer för dagar. Säkerhet är också upp till leverantören, så se till att kontrollera om dess säkerhetsnivå uppfyller dina behov. Om du går på den traditionella vägen för att köpa din programvara i en låda, hyra serverutrymme online, köpa hårdvara direkt eller leasa, det lönar sig att göra din forskning och att förstå riskerna. Och kom ihåg, om något låter för bra för att vara sant, är det nästan alltid.