Top 20 Microsoft Outlook Tips & Tricks
Innehållsförteckning:
- Slå av Outlook's New Message Alerts
- Låt oss titta på en annan e-post irritation: Ämnesrubriker som inte längre matcha innehållet i meddelandet.
- Om du använder Outlook för att hantera dina kontakter, kalender, e-post och liknande, varför inte använda det för Twitter också? Det är tanken bakom TwInbox, en gratis plug-in som lägger till en Twitter-verktygsfält i Outlook.
- Lyckligtvis kan denna problemfria process avslutas just nu. Det första alternativet är att installera en tredjeparts stavningskontroll, som den lämpligt namngivna stavningskontrollen för OE. (Även om vår nedladdningssida säger att det är shareware, säger författarens produktsida att tillägget är gratis.)
Är du beroende av Microsoft Outlook för dina e-post- och schemaläggningsbehov? Är du irriterad med e-postklienten? Tja, gå med i klubben - tusentals Outlook-användare lobbyn Microsoft för förbättringar i nästa version. Men denna vecka låt oss inte bara klaga på Outlook; Jag är här för att berätta hur du gör det bättre. Läs vidare för tips och verktyg som gör dig mer produktiv, just nu.
Slå av Outlook's New Message Alerts
Vänta, läste du rätt? Stäng av Outlook-meddelandena från dig? Varför på jorden skulle du vilja göra det? Med ett ord: produktivitet.
Tänk på det: Nya meddelanden flyter ständigt i din inkorg och som standard meddelar Outlook dig varje meddelande.
Det skiljer sig inte mycket från en medarbetare som knuffar huvudet in i ditt kontor var femte minut att ställa en fråga. Tala om avbrott av produktivitetstörande!
Därför kanske du vill försöka livet utan varningarna. Deaktivera dem är enklare än du kanske tror:
- Välj Verktyg, Alternativ, och klicka på E-postalternativ.
- Klicka på Avancerade e-postalternativ.
- Avmarkera rutan bredvid "Spela ett ljud".
- Avmarkera rutan bredvid "Ändra muspekaren i korthet."
- Avmarkera rutan bredvid "Visa en kuvertikon i meddelandefältet."
- Avmarkera kryssrutan Klicka på OK, och du är klar.
- Outlook fortsätter att hämta (eller ta emot) nytt mail med regelbundna intervall men utan några vanliga avbrott.
Med andra ord kan du granska din inkorg i ditt schema, inte Outlook.
Ändra ämnesrubrikerna för arkiverad Outlook-e-post
Låt oss titta på en annan e-post irritation: Ämnesrubriker som inte längre matcha innehållet i meddelandet.
Bara ett problem: Ämnesrubriken läser fortfarande "företagspicknick". Det kommer inte vara särskilt användbart när du letar efter ett meddelande om försäljnings siffror.
Lyckligtvis har Outlook en dold funktion som låter dig redigera en e-posts ämnesrad. Så här gör du:
Öppna det aktuella e-postmeddelandet i Outlook (Du kan inte göra detta med förhandsgranskningar av meddelanden, du måste dubbelklicka på meddelandet för att öppna det i ett nytt fönster.)
- Klicka var som helst i Ämnesrad för att placera markören.
- Redigera motivet enligt vad som passar dig.
- Tryck Enter och acceptera vilken advarsel Outlook ger dig.
- Det är det! Nu kan du skicka e-postmeddelandet med en mer passande - och igenkännbar kortfattad ämnesrad.
Använd Outlook för att komma åt ditt Twitter-konto
Om du använder Outlook för att hantera dina kontakter, kalender, e-post och liknande, varför inte använda det för Twitter också? Det är tanken bakom TwInbox, en gratis plug-in som lägger till en Twitter-verktygsfält i Outlook.
Därifrån levererar du bara ditt Twitter användarnamn och lösenord och presto: Det hämtar alla tweetsna från ditt konto och låter dig läsa dem precis som du läser e-post.
Ett klick på verktygsfältet är allt som krävs för att skicka ut din egen uppdatering, skicka ett direktmeddelande, svara på ett meddelande eller retweeta något. TwInbox klarar automatiskt korta långa URL-adresser via TinyURL.
I verktygsfältet visas också en förhandsgranskning av nya tweets när de kommer, vilket sparar dig att behöva byta till tweets-mappen varje gång du vill leta efter uppdateringar. kort, TwInbox är ett fantastiskt litet verktyg och ett måste för alla Twitter-lovande Outlook-användare. Jag önskar att det skulle kunna hantera mer än ett Twitter-konto, men jag kan inte argumentera med priset: TwInbox är gratis.
Lägg till en stavningskontroll till Outlook Express
Läsaren Karl behöver hjälp med sin stavning. Han behöver specifikt en stavningskontroll för Outlook Express, eftersom den metod han använder nu är själva definitionen av "krångel". Karl säger att han komponerar nya meddelanden i WordPerfect, stavningskontrollerar dem där och exporterar sedan texten till importera till Outlook Express. Det är sinnessjukt! (Seriöst, Karl, någonsin hört talas om kopiering och klistra?)
Lyckligtvis kan denna problemfria process avslutas just nu. Det första alternativet är att installera en tredjeparts stavningskontroll, som den lämpligt namngivna stavningskontrollen för OE. (Även om vår nedladdningssida säger att det är shareware, säger författarens produktsida att tillägget är gratis.)
Men istället rekommenderar jag att du uppgraderar till Windows Live Mail. Den här gratis OE-ersättningen från Microsoft erbjuder ett mer strömlinjeformat gränssnitt och några nödvändiga nya funktioner, inklusive dynamisk sökning (resultat visas när du skriver), skräppostfiltrering och en kalender som kan synkroniseras med din online Windows Live-kalender. Det har också en stavningskontroll.
Detta fungerar i Outlook 2003 och 2007; Jag är inte säker på tidigare versioner.
Rick Broida skriver PC World's Hassle-Free PC-blogg. Anmäl dig för att få Ricks nyhetsbrev skickat till dig
varje vecka.
Artwork: Chip Taylor Det är dags igen för vår årliga undersökning där tusentals PC World-läsare betygsätta tekniska tillverkare om deras produkters tillförlitlighet och användarvänligheten hos dessa företags service och support. Förra året deltog mer än 40 000 läsare, och i år förväntar vi oss ännu mer.
Och det är lätt för dig att gå med. Klicka bara på undersökningswebbplatsen och spendera ungefär 15 minuter för att ge din åsikt om en mängd gemensamma tekniska produkter och tillverkare. Ditt namn kommer automatiskt att skrivas in i en ritning för att vinna $ 1000 av Amazon shoppingkredit.
Vi går nästan inte ut på en annan jobbig vecka när det gäller ekonomiska nyheter, vad med AT & T och Adobe Systems som går med i den ständigt växande listan över företag som slashar jobb och Research In Motion och avancerade mikroenheter som märker att kvartalsinkomster antingen inte kommer att nå prognoser eller kommer att släppa. Nya malware-inriktning på Firefox-användare var också i nyheterna. En positiv anmärkning var att tidigt online helgdagshopping var robust. Men det var också en negati
1. AT & T ska sänka 12 000 anställda under 2009 och Wall Street Beat: Hårdvara som tar brunt av lågkonjunktur: Låt oss få de dåligaste nyheterna först och främst - AT & T kommer att axera 12 000 anställda från lönen genom nästa år när det omorganiseras. Ord från uppsägningarna kom samma dag som Adobe Systems sa att det skära 600 jobb och Advanced Micro Devices varnade för att intäkterna från tredje kvartalet sannolikt skulle minska 25 procent jämfört med ett år sedan. Dagen efter kommer Research
Ett antal högdrivna datorer gjorde det på vår Top 100-lista i år, men det som överraskat oss ännu mer var att en allt-i-ett-dator blev vår övergripande favorit i kategorin skrivbord. Och medan du får se många av de vanliga misstänkta på vår lista, kommer du också att stöta på en nykomling som väckte oss med sina första ansträngningar att bygga både en all-in-one skrivbord
Och