10 Tips för att behärska Microsoft Outlook 2013

Att hålla reda på e-postmeddelanden, kalendrar och kontakter kan suga ojämn tid utifrån vilken arbetsdag som helst. Allt som ökar ditt arbete i Outlook kan öka din produktivitet mätbart. Tänk om din inkorg endast visade de meddelanden du ville se. Tänk om du kunde hitta viktig kontaktinformation på några sekunder. Vad händer om du äntligen visste varför några av de hyped Outlook-funktionerna inte fungerar som annonserade?

Dessa 10 tips hjälper dig att zip genom dina meddelanden och agendan och arbeta mer effektivt överallt.

1. Visa din inkorg på din väg

När du har organiserat skärmen så som du vill att den ska se ut, spara visningsinställningarna så att du kan återvända till dem när som helst.

När du öppnar din inkorg öppnas en standardvy men det behöver inte se den här vägen. För att se Oulooks många anpassningsalternativ klickar du på fliken Visa på verktygsfältet och väljer Ändra vy. Det finns flera förinställda vyer som du kan välja, som en som bara visar de senaste e-postmeddelandena.

På fliken Visa kan du välja Meddelandevisningar och välj Av för att vända förhandsvisningen av. Eller välj antingen 1, 2 eller 3 för att se det antal rader i meddelandetexten under rubriken. Du kan konfigurera någon av dessa alternativ antingen för den aktuella mappen eller för alla brevlådor.

Klicka på Visa inställningar för alternativ för att anpassa en vy, till exempel lägga till kolumner eller omordna deras order. Alternativen Arrangemang låter dig sortera e-postmeddelanden efter datum, ämne och så vidare. Layoutalternativen gör att du kan anpassa mapppanelen och läsrutan.

När du har ordnat inkorgen efter eget tycke klickar du på Ändra vy> Spara aktuell vy som ny vy. Skriv sedan ett namn för vyn och ange vilka mappar den kan användas på och av vem. I framtiden går du tillbaka till den här vyn genom att välja Ändra vy och välja din sparade vy.

2. Omdefiniera vad som markerar ett e-postmeddelande som redan läst

Markera automatiskt meddelanden som skrivskyddade om de visas i läsrutan längre än en förinställd tid.

Outlook färgar olästa e-postmeddelanden annorlunda än meddelanden du redan har läsa. Det är emellertid alltför lätt för att ett e-postmeddelande ska markeras som läst när du knappt har gett det en överblick som kan göra att du förbiser något viktigt.

För att förhindra detta, välj Arkiv> Alternativ> E-post, och klicka sedan på knappen Läsruta. Markera kryssrutan "Markera objekt som läst när den visas i läsrutan". Justera hur många sekunder du vill att meddelandet ska visas i läsrutan innan Outlook markerar det som läst. Standardvärdet är 5 sekunder. Låt oss säga att du ställer in det i 30 sekunder.

Efter det att du förhandsgranskar meddelanden i läsrutan, kommer bara de e-postmeddelanden som visas längre än 30 sekunder att markeras automatiskt som läst.

3. Skriv dina egna regler för hur meddelanden visas.

Olästa meddelanden markeras som standard blå, men du kan ändra det här.

Outlook 2013 har ett nytt sätt att indikera olästa meddelanden. Det finns en blå stapel till vänster om meddelandet i din inkorg, och meddelandekoden visas också blå.

Den här blåen appliceras med villkorad formatering. Du kan dock ändra både färg och teckensnitt. Ännu bättre kan du skriva egna regler och formatera dina e-postmeddelanden med hjälp av färger efter eget val.

Du kan tilldela en viss färg till e-postmeddelanden baserat på vem som skickade dem, eller på vilka ord som förekommer i ämnesraden. För att göra detta, välj Visa> Visa inställningar> Villkorlig formatering. Du kommer att se regelen Olästa meddelanden och den blå färgen. Här kan du ändra teckensnitt eller färg som du vill.

Du kan också klicka på Lägg till för att lägga till en ny regel. Börja med att skriva ett namn på regeln i rutan Namn. Klicka sedan på Font och välj en typsnitt och teckensnittsfärg som ska tillämpas på e-postrubriken. Klicka äntligen på Skick -knappen. När dialogrutan Filter öppnas väljer du alternativen som beskriver vilka typer av e-postmeddelanden som ska formateras med dina nya inställningar. Klicka på OK tre gånger för att spara dina inställningar.

4. Återställ spärrfältet

Du kan visa spärrfältet i Outlook 2013, men det fungerar inte lika effektivt som tidigare.

Outlook 2013 avaktiverar åtgärdsfältet som standard, men det är lätt att ta tillbaka. Klicka på fliken Visa, välj Åtgärdsfält, och välj vilka objekt som ska visas i verktygsfältet i listrutan. Alternativen är att vända på verktygsfältet Av (standard) eller för att visa en kombination av Uppgifter, Människor och Kalender. Den ordning i vilken du väljer dessa alternativ bestämmer vilken ordning de visas i verktygsfältet. Till exempel är Uppgift, vald först, högst upp. Det andra objektet, Människor, visas under det och tredje, Kalender, visas längst ner i fältet.

Funktionen To-Do-bar fungerar inte längre som den gjorde i tidigare versioner av Outlook. Oavsett hur stor linjen är, ser du bara en kalendermånad. Dessutom, om du inte har några möten planerade för idag, visas inga möten även om du har planerat i morgon.

5. Anslut till dina sociala medier-konton

Använd dialogrutan Sociala nätverkskonton för att länka Outlook med LinkedIn och Facebook så att dina kontaktuppgifter kommer att vara tillgängliga från Outlook.

När du kopplar Outlook till dina sociala mediakonton kan People-modulen visa data om dina kontakter och deras aktiviteter.

Om du vill länka ett socialt nätverkskonto till Outlook 2013 väljer du Arkiv> Info> Kontoinställningar > Sociala nätverkskonto. Anslut till LinkedIn och Facebook genom att välja önskad tjänst, skriva in dina kontouppgifter och ge Outlook behörighet att komma åt ditt konto. Nu detaljer från personer i din kontaktlista som använder den sociala webbplatsen du har lagt till visas i People-området i Outlook.

6. Upprepa kontaktinformationen

Använd funktionen Länka kontakter för att länka flera kontaktuppgifter för en person tillsammans så att informationen är lättillgänglig.

Nya funktioner i Outlook-modulen Modul låter dig få tillgång till information om kontakter från platser som Facebook och LinkedIn.I vissa fall kommer du att ha flera kontaktuppgifter i kontaktlistan för en enda person med olika uppgifter på varje ställe.

Du kan länka dessa flera poster för en enda kontakt för att samla uppgifterna på ett ställe. Klicka på kontakten du är intresserad av och se deras information genom att välja Hem> Människor.

Till höger på skärmen klickar du på Länka kontakter, och en dialogruta öppnas kontaktuppgifter eller uppgifter för den personen. I rutan Sök personer anger du någon identifierande information för den personen och Outlook kommer att returnera andra kontaktuppgifter som kan vara en matchning för den personen. Om de är samma person, klicka på den här posten för att länka detaljerna.

7. Kontroll där Outlook söker som standard

Du kan konfigurera Outlook 2013 så att det går att söka i de valfria mapparna.

När du söker efter e-postmeddelanden i Outlook är standardplatsen din nuvarande brevlåda. Detta är dock ofta för begränsat. Om du vill att en sökning ska returnera alla matchande poster i alla brevlådor, måste du till exempel välja det här alternativet från listan i sökrutan för varje sökning du gör.

Alternativt kan du ändra standardplatsen som Outlook använder sig för sökning. För att göra detta väljer du Arkiv> Alternativ> Sök. I området Resultat kan du välja att inkludera resultat, välj ett av dessa fyra alternativ: Aktuell mapp; Aktuell mapp, Aktuell brevlåda när du söker från inkorgen; Nuvarande brevlåda; eller alla brevlådor. Markera det alternativ du vill använda och klicka på OK. Detta kommer då att bli standard för Outlook-sökningar, även om du självklart kan ändra den på en sökning med sökbas när det behövs.

8. Bestäm om du ska använda Snabba steg eller Regler

Snabba steg och Regler utföra liknande uppgifter, men det finns ett tydligt val att göra för att använda för vilket ändamål.

Snabba steg infördes i Outlook 2010 för att ge dig en metod för att snabbt utföra uppgifter i Outlook. Men du kanske undrar varför du skulle använda ett snabbt steg i stället för en regel? Snabba steg är flexibla så att du kan välja att tillämpa dem när du vill använda dem - Reglerna är mindre flexibla och när de är inställda appliceras de automatiskt.

Svaret på vilket av dessa du ska använda beror på din uppgift. Använd regler, till exempel när du kan identifiera ett meddelande som alltid ska hanteras på ett visst sätt varje gång. Så du skulle använda en regel om du vill flytta alla inkommande meddelanden från din chef till en viss mapp. En regel kommer att fungera bra här eftersom dina chefs e-postmeddelanden kommer att vara enkla att identifiera med den unika e-postadressen.

Å andra sidan om du lagrar inkommande pressmeddelanden i en särskild mapp kan det här vara en uppgift för ett snabbt steg om du vet inte i förväg vilken vem dessa e-postmeddelanden kommer ifrån. Utan ett sätt att unikt identifiera ett e-postmeddelande som innehåller ett pressmeddelande kan du inte skriva en regel för att automatiskt bearbeta meddelandet. Du kan dock skapa ett snabbt steg som du kan klicka för att flytta valfritt meddelande till en viss mapp. Quick Step kan inte identifiera att ett e-postmeddelande innehåller ett pressmeddelande - du måste göra det - men det kommer att påskynda processen att flytta e-posten om du bestämmer att den måste flyttas. Du kan skapa snabba steg och regler i Outlook-postområdet med hjälp av verktygen på fliken Startsida.

9. Använda favoriterna

Gör någon mapp till en favorit så att den visas högst upp i mapppanelen och det är lätt att hitta och använda.

Om du har några e-postkonton kan mapprutan bli fylld med mappar som gör Det är tidskrävande att navigera för att hitta de mappar som du använder mest av tiden. Du kan förenkla att hitta dessa mappar om du lägger till dem som favoriter. Favoriter visas högst upp i mapplistan när du är i Mail-modulen.

Om fältet Favoriter inte visas växlar du till Mail och väljer Visa> Mappruta och klicka för att aktivera Favoriter. Nu kan du lägga till någon mapp i Favoriterna genom att högerklicka på den i mapprutan och välj Visa i favoriter. Du kan även ställa in en sökmapp för att vara en favorit så det är lätt att hitta och använda.

10. Förstå konsekvenserna av att använda IMAP

Om din e-posttjänst använder IMAP-protokollet kommer vissa funktioner i Outlook inte att vara tillgängliga, inklusive detaljerad meddelandemärkning.

Om ditt e-postkonto använder IMAP-protokollet kommer vissa vanliga funktioner inte att arbeta i Outlook 2013. Det här kommer att vara ett problem för allt fler användare eftersom IMAP gör att du kan komma åt e-post från vilken enhet som helst. Tjänster som Hotmail och Gmail, till exempel, använder IMAP för e-post.

När du använder IMAP-e-post, kan du inte längre hämta meddelandekoderna i Outlook och bestämma vilka meddelanden som ska hämtas. I stället laddas alla e-postmeddelanden automatiskt. Dessutom kan du med IMAP inte lägga till detaljerade flaggor i meddelanden. Flaggor är antingen på eller av och kan inte ställas in för att innebära olika saker. Du kommer inte att kunna allokera meddelanden till kategorier heller, förutom Hotmail-kontomeddelanden.