10 Fantastiska gratisverktyg för alla dina grundläggande affärsbehov

Det är dyrt att sätta in ny programvara i en typisk liten affärsmiljö. Beroende på storleken på ditt företag, köpa flera kopior av ett program eller dess licenser, kan du snabbt driva din balansräkning i rött.

Alternativet är dock inte särskilt tilltalande. Siktning via webben i hopp om att hitta en effektiv kostnadsfri mjukvarulösning kan sluta kosta ett litet företag lika mycket tid, pengar och arbetskraft att använda effektivt som det skulle ha kostat att köpa en fullt fungerande app i första hand.

Vad är en företagsägare på en budget att göra? Enkelt: Läs den här artikeln.

[Ytterligare läsning: Så här tar du bort skadlig kod från din Windows-dator]

Nedan hittar du 10 fantastiska programvaror som kan öka produktiviteten utan att minska ditt bankkonto. Vi inkluderade alternativ för de flesta stora affärsfunktionerna - från produktivitet till personalhantering till själva operativsystemet - i ett försök att skapa en resurs-till-tillbaka-resurs för att få din verksamhet att fungera för låga, låga kostnader för nada.

Ett varningstecken, dock: Fri programvara är inte alltid den affär som det verkar vara. Medan premium-mjukvaran oftast kommer med frekventa uppdateringar och en hjälpsam supportpersonal som bara är ett telefonsamtal bort, kan programvaran vara lite mer grov runt kanterna, särskilt när det gäller dokumentation, användarvänlighet, och nyanserad funktionstjänst. Med det sagt är de verktyg som beskrivs här bland krämen av den kostnadsfria mjukvaran, så du borde inte behöva rulla upp ärmarna och dyka in i ett tekniskt supportforum för ofta. Operativsystem: Ubuntu Linux Ubuntu: Ren och ganska enkel.

Kostnaden för Windows-licenser läggs upp snabbt, medan Linux med öppen källkod kostar en dollar. Ubuntu är också ett bra darn bra operativsystem, förutsatt att din personal inte har något emot att överge det traditionella Windows-skrivbordet för mer oförskämd vatten. Linux-programvaruvalet är annorlunda än Windows-programuppsättningen, men varje programvara som nämns i den här artikeln, med det uppenbara undantaget från Microsofts säkerhetspaket, körs bra på Ubuntu.

Även om det ofta är skämt att Linux är omöjligt att använda, Canonical och en mängd open source-entusiaster har lagt mycket arbete på att göra Ubuntu extremt användarvänlig. Vi skulle också hävda att det kommer att vara lika frustrerande att försöka sätta Windows 8: s moderna användargränssnitt i affärsmiljön. Och inte ens får vi börja om hur bra det är att köra Linux på lågdrivna system som skulle försvinnas och kvävas uteslutande av Microsofts främsta operativsystem. Men om du fortfarande inte är övertygad …

Produktivitetspaket: LibreOffice

LibreOffice består av flera moduler, till exempel Microsoft Office. Det är rättvist att säga att en av de största utmaningarna som företagen står inför för att överge de försökte och-sant (och pricy) Microsoft Office-paket för ett freeware-kontorspaket som LibreOffice är kompatibilitet. Speciellt oroar det sig för att nyskapade dokument eller kalkylblad, vars extensions slutar med bokstaven "x", inte fungerar med LibreOffice, och även om de gör det, ser de inte riktigt ut.

Även om det verkligen är sant att det kan finnas några generella skillnader när du öppnar ett Microsoft Excel-kalkylblad i sin ursprungliga app jämfört med LibreOffices Calc, och att vi hellre skulle använda PowerPoint än LibreOffices mer bristfälliga Impress (sorry!), är programmets Writer-app exklusivt utmärkt, särskilt för sitt pris. Och ja, LibreOffice Writer öppnar DOCX-filer, även om du kanske stöter på några små formateringsproblem i dokument med stora klockor och visselpipor.

Vår rekommendation? Om det inte är så mycket krångel, börja spara dina nyckelorddokument i äldre filformat att LibreOffice kommer att ha mindre problem med Word 97-2003-dokument, RTF eller ODF (OpenDocument Format) -filer för färre problem under din switch.

Säkerhet: Windows Defender / Microsoft Security Essentials

Windows 8-datorer levereras med Windows Defender förinstallerad.

Två säkerhetsprogram på en gång? Det är inte riktigt, men det behöver en snabb förklaring.

I alla versioner av Windows före Windows 8 är Windows Defender en anti-spyware-app. Det är bra att ha, men inte som missionskritisk som en realtidsvirusskanner. Microsoft Security Essentials fyller den rollen i Windows XP, Vista och Windows 7. För Windows 8 sammanslagde Microsoft AV och anti-spyware-appar i ett enda, enhetligt program som kallas-du gissade det-Windows Defender. Har du det?

Medan olika typer av företag kanske behöver mer robusta säkerhetsalternativ än Microsofts kostnadsfria lösningar, är det absolut inget fel att hålla Microsofts mycket funktionella (och mycket

gratis

) antivirusapp i din ficka för alla system som behöver grundläggande skydd. Bara förvänta dig inte att apparna ska göra ett bra jobb att rapportera till en centraliserad myndighet om virus som finns eller uppdateringar behövs.

En annan kraftfull app som är värd att kolla är den fria versionen av Comodo Internet Security. Med det kan du få det bästa av de tidigare nämnda Windows Defender och Microsoft Security Essentials i en enda app: Anti-spyware, brandvägg och antivirusfunktioner, automatisk sandlåda för att låsa ut okända filer innan de kan skada, och en låsningsfunktion som gör att dina kritiska Windows-filer påverkas av problematiska appar. Comodo ber ofta användarna att fatta säkerhetsbeslut, medan Microsoft-programvaran fungerar mer bakom kulisserna.

E-post: Zimbra Desktop Zimbra Desktop gör e-post, men också mycket mer. Eftersom Mozillas Thunderbird är i grunden På livsstöd vid denna tidpunkt har världen av "freeware-alternativ till Microsoft Outlook" tagit en träff. Zimbra Desktop erbjuder dock en övertygande paket med funktioner som en skrivbordsklientklient, särskilt för de anställda som har till uppgift att övervaka företagets sociala kanaler.

Zimbra Desktop innehåller alla klammerelementen i en stationär e-postklient, till exempel ett mailgränssnitt, en kalender, uppgiftslistor, ett offline-läge, et cetera. Appen innehåller också en sektion som tillåter användare att hålla flikar på sociala hotsposts som Twitter och Facebook; mer affärsvänliga tjänster som WebEx och LinkedIn; och allmänna tjänster som Yahoo Websökning och Lokala sökningar.

Zimbra Desktop stöder POP och IMAP-mail ut ur rutan, tillsammans med Yahoo Mail, Gmail, AOL, Hotmail och naturligtvis-Zimbra Collaboration Server-konton.

Projekt ledning: Freedcamp

Freedcamp låter mycket som Basecamp, eller hur? Det finns en anledning till det. Det här kostnadsfria verktyget för projektspårningsverktyg har en

parti

gemensamt med dess kostnadseffektivare projektspårnings-motpart.

Om du någonsin sett Basecamp-gränssnittet vet du vad vi pratar om. Om inte, här är en kraschbana: Freedcamp låter dig skapa projekt, där du kan skapa och tilldela uppgifter till olika användare inom din organisation. (Förfallodatum visas i en separat kalender.) När användarna loggar in i sina konton presenteras de med en lätt att smälta instrumentpanelen med all aktivitet som händer inom ett visst projekt, samt att göra saker och större "Var finns vi på den övergripande tidslinjen?" Milstolpeelement som definierar vad du jobbar med. Användare kan även spåra deras tid på en viss uppgift, vilket är till nytta om dina företagsräkningar per timme. Personalhantering: OrangeHRM Vilket färgschema förväntade du dig med ett namn som OrangeHRM? Att hantera dina mänskliga resurser är avgörande för alla, utom de minsta företagen, och att hålla reda på dina anställdas information i ett kollapsat kalkylblad kommer inte att skära det. Det betyder inte att du behöver spendera en arm och ett ben på premium personalhanteringsprogram. OrangeHRM - ett helt gratis och open-source HR-system - spinner ett antal vanliga HR-moduler runt ett enda, centraliserat styrsystem.

Med andra ord funktioner som svitens centrala anställningsdatabas, anställdslägesspårare, tidsbehandlingsmodul, spårningssystem för arbetssökande och prestandaöversynssystem - för att bara nämna några av de tillgängliga alternativen - alla kopplas i en enda administrationsmodul som möjliggör en universell "admin" för att tilldela olika rättigheter och behörigheter för de ovannämnda funktionerna på vilja.

Låter komplicerat? Det är inte. Den lilla inlärningskurvan för OrangeHRM är lika stor för en försäljningsplats som dess omfattning. Om du behöver mer avancerade funktioner eller inte vill ha det krångel att behålla HRM-programvaran på din egen maskinvara, är en betalad programvara som en tjänst (Saas) -version tillgänglig. Du kan också betala för utbildning eller anpassad programvara.

Webbdesign: Weebly

Den fria versionen av Weebly är bra för att skapa en grundläggande webbplats.

Om du inte vet någonting om webbdesign, men ändå vill ha någon form av Webben närvaro som är bättre än en about.me sida eller en standard parkerad domänsida, Weebly är din biljett.

Den fria versionen av den här webbappen låter dig skapa en enkel webbplats, som hostas av Weebly själv - som du bygger genom att dra och släppa olika sidelement över en mängd olika förinställda mallar. Medan vissa delar av mallarna är låsta kan du få redigerbara sektioner med stycken, bilder, kontaktformulär eller till och med lite anpassad HTML om du är så benägen. Mer avancerade element som inbäddade videoklipp kräver ett Premium Weebly-konto.

Inte bara kan du ha flera sidor på din webbplats, men du kan också tilldela andra användare att fungera som redaktörer för samarbetande webbbyggnad.

Kundtjänstförvaltning: ZohoCRM

ZohoCRM hjälper dig att hantera leads.

Om din SMB verkligen betonar "S" -bitet som i, behöver du bara tre eller färre användare för din kundrelationshanteringsprogramvara, så ZohoCRM är SaaS-appen för dig. ZohoCRM hjälper i sin helhet företag att hålla koll på kunder (och potentiella kunder), genomföra marknadsföringskampanjer för e-post, fånga in ledningsgenerering, hålla ett finger på puls av försäljningsrörledningar, hantera försäljningsmöjligheter och mer, allt via en enda, lättanvänt webbgränssnitt.

ZohoCRMs fria version stöder 100 megabyte av totalt lagringsutrymme och upp till 100 000 poster.

Om du letar efter mer flexibilitet (eller användare) än den fria versionen av ZohoCRM, du kan uppgradera till en premium-nivå till ett rimligt pris, eller kanske du vill kolla in SugarCRM Community Edition. Det är kraftfullare än den fria versionen av ZohoCRM, men det kräver också hosting och installation av programvaran på din egen server. Du behöver lite mer teknisk expertis och villighet att ta till det robusta SugarCRM-hjälpforumet för att få det här avancerade verktyget att fungera smidigt.

Redovisning: GnuCash

GnuCashs användargränssnitt är blid, men lätt att använda.

GnuCash är ett open source-redovisningsprogram som använder ett gränssnitt för checkbook-stil för att spåra grundläggande inkomster och utgifter. Och eftersom den här appen använder dubbelräkningsbokföringsmetoden, hjälper den dig att balansera dina böcker genom att se till att dina transaktioner mellan transaktionerna överensstämmer med varandra. Med andra ord, pengar som går in och ut måste matcha dina företags tillgångar och skulder.

GnuCash låter användare konfigurera transaktioner och påminnelser på ett mycket anpassningsbart schema. Programvaran byggdes med småföretagare redovisning i åtanke, komplett med myriad rapportalternativ (inklusive resultaträkning), kund- och leverantörsspårning, fakturahantering, kontroll av utskrift, löneförvaltning och mer.

inte

, men inkluderar dedikerade inventarier eller POS-verktyg.

E-postmarknadsföring: MailChimp

MailChimp innehåller robusta analysverktyg. MailChimp är gratis som i "freemium", men det är gratis

erbjudandet är faktiskt ganska nådigt. Den fria tiern i den här populära e-postmarknadsförvaltningstjänsten kan du skicka upp till 12 000 e-postmeddelanden per månad till en lista som inte är större än 2 000 e-postadresser. Med andra ord kan du inte spränga världen, men det typiska småföretaget kan säkert maila en stor del av sin kundbas.

Den fria versionen av MailChimp är relativt obegränsad när det gäller att skapa och använda mallar, posta till dina abonnenter beroende på plats, och använda dynamiskt innehåll till e-post quasi-anpassade till olika skivor av din kundbas. Och oavsett om du använder MailChimps gratis- eller pro-versioner får du tillgång till appens omfattande rapportering och A / B-splitningstestning.

Vill du ha mer? Om du letar efter andra kostnadsfria alternativ, vår guide till The Best Freeware for Small Business granskar de bästa lediga alternativen som finns tillgängliga inom produktivitets-, fotoredigering-, webbdesign och projektledningskategorier, medan vår sammanfattning av de 15 bästa gratisverktygen, appar och tjänster 2012 täcker ännu mer användbar (men ändå fri) programvara, inklusive kostnadsfria backup- och ljudinspelningsverktyg.